Proattività redditizia: dematerializzazione, digitalizzazione, gestione documentale.
Fino a tempi molto recenti e imprese italiane hanno in larga parte “subìto” la digitalizzazione come qualcosa di estraneo alla loro organizzazione, imposto da normative fiscali o da clienti con sufficiente peso contrattuale, in grado cioè di esigere determinati servizi come condizione essenziale per il perfezionamento di un contratto di fornitura.
Stiamo però assistendo ad un cambiamento nell’approccio verso il digitale che, superata la presa di coscienza dell’ineluttabilità del cambiamento, sta diventando sempre più proattivo.
Per questo oggi vogliamo parlarvi di dematerializzazione, digitalizzazione e gestione documentale, tre concetti cruciali per innovare la PMI.
Dematerializzare o digitalizzare?
Si tratta di due concetti correlati, ma che non vanno confusi: si parla di dematerializzazione quando il documento esiste già in forma cartacea, e viene trasformato in un documento digitale che sostituisce, a tutti gli effetti di legge, l’originale; la digitalizzazione, invece, riguarda invece la creazione, la validazione, la gestione e la conservazione di documenti che nascono direttamente in digitale.
Stiamo vivendo una fase intermedia in cui la transizione da cartaceo a digitale è ancora in corso, in cui spesso questo due approcci si muovono parallelamente, ma le aziende lavorano già nell’ottica paperless, anche grazie alla nutrita disponibilità di soluzioni sul mercato.
Che il punto di partenza sia cartaceo o digitale, la conclusione dei due processi resta la medesima: la conservazione digitale e la relativa gestione documentale. Con questo termine, infatti, s’indica l’insieme di regole, procedure e tecnologie grazie alle quali un documento è sempre accessibile, utilizzabile, autentico e reperibile in qualsiasi momento dall’archivio.
Perché digitalizzare?
Questi approcci possono solo che giovare all’andamento aziendale, e presentano numerosi vantaggi:
- Aumento dell’efficienza.
Attraverso l'utilizzo di soluzioni specifiche, molti processi aziendali possono essere ottimizzati: riduzione dei tempi per l’archiviazione documentale o per la ricerca (uno studio dell'Institute of Finance & Management ha evidenziato che un lavoratore medio spende fra il 30 e il 40% del proprio tempo alla ricerca di informazioni contenute in email, in archiviazione e ricerca nei vari archivi fisici), la possibilità di operare direttamente dalla propria postazione riducendo gli spostamenti ed avendo un più facile accesso e recupero dei documenti, la disponibilità delle informazioni sulla rete interna ed in cloud (che semplifica la condivisione dei documenti da parte di più utenti tenendo traccia delle versioni)…
Grazie alle versioni web e alle app, i documenti diventano inoltre disponibili ovunque e in qualsiasi momento. - Protezione dei dati.
Qui vogliamo intendere sia la sicurezza fisica dei documenti (avete mai pensato cosa potrebbe succedere se i vostri archivi prendessero fuoco o si allagassero i locali?), che l’ottemperanza al GDPR sulla privacy: nel primo caso, diventare paperless tramite una soluzione di gestione documentale permette di avere un backup costante di documenti e informazioni critiche, anche grazie alla possibilità di memorizzare dati in cloud; nel secondo caso, la gestione elettronica documentale e la condivisione dei file rappresentano il modo più sicuro per archiviare e trasmettere documenti riservati o contenenti informazioni sensibili - lo scambio e gestione manuale della documentazione, infatti, porta ad un alto rischio di smarrimento dei documenti, oltre alla possibilità che finiscano nelle mani di persone non autorizzate a prenderne visione.
- Redditività e crescita
L’efficienza generata da un ufficio paperless può essere massimizzata se combinata con altri strumenti, come quelli per la gestione dei flussi di lavoro: per workflow si intende l’automazione di un processo di business, in tutto o solo in parte, durante il quale i documenti, le informazioni o i compiti passano da un partecipante ad un altro per compiere una determinata azione, secondo quanto specificato da un insieme di regole procedurali ben definite.
Gestire un workflow documentale riduce il rischio di latenze per dimenticanze o perdite dei documenti, facilitando gli utenti a compiere azioni al momento giusto intervenendo nel processo di modifica, consultazione e approvazione del documento attraverso notifiche o reminder.
Rendere la propria azienda digitale, inoltre, apre molte porte alla possibilità di integrazione dei documenti con le diverse piattaforme e servizi tecnologici affinché possano inserirsi all’interno dei processi aziendali. - Risparmio sulle spese.
Un sistema di archiviazione e gestione documentale ben progettato permette di tagliare tutti quei costi legati all’acquisto di cancelleria e carta e allo spazio di archiviazione necessario per riporre in modo organizzato i documenti, oltre a ridurre l'impatto che la tua azienda ha sull'ambiente.
Adeguarsi al digitale per fare business
Ormai è possibile sviluppare una struttura a rete che copre tutta l’attività aziendale, e che permetta di ottenere sia una gestione completa e controllata dei documenti e dei flussi di lavoro ad essi connessi, sia la possibilità di integrare le funzioni di software diversi in modo da rendere fluido l’avanzamento dei processi.
La vera novità sta nel fatto che esistono soluzioni perfettamente scalabili anche in realtà medio piccole, che rendono raggiungibili e applicabili modalità operative fino a poco tempo fa riservate ad aziende che potevano disporre di asset organizzativi molto importanti.
I tempi cambiano, ed anche il modo di fare business deve adeguarsi - senza un archivio digitale un’azienda rischia di restare tagliata fuori dal mercato: nell’attuale realtà lavorativa, la digitalizzazione dei documenti è l’unica risposta efficace per snellire il sistema e permettere alle aziende di lavorare al passo con i tempi.
